Inventaire parc informatique : les bonnes pratiques en 2023 !

I. L’inventaire de parc informatique : c’est quoi ?

A. Définition de l’inventaire d’un parc informatique

L'inventaire de parc informatique est une liste détaillée de tous les équipements informatiques utilisés dans une entreprise, comme les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les serveurs, les imprimantes, les téléphones, les réseaux, les logiciels, etc. Il peut également inclure des informations sur les personnes qui utilisent ces équipements, les contrats et factures, les emplacements physiques, les dates d'achat et de mise en service, les garanties et les caractéristiques techniques.

B. Quelle est l’importance de l'inventaire de parc informatique ?

• Gérer les actifs : L’inventaire de parc informatique permet de suivre les actifs de l'entreprise, de savoir où ils se trouvent et comment ils sont utilisés, et de gérer leur cycle de vie et les remplacements en fonction de leur âge et de leur état.
• Anticiper l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs : lors de l'arrivée de nouveaux collaborateurs, ayez une visibilité complète des appareils en réserve ou à acquérir pour vos collaborateurs. Cela permettra ainsi d'économiser et de gérer au mieux vos coûts IT.
• Piloter la résolution des incidents : L’inventaire de parc informatique permet de suivre les machines en maintenance.
• Anticiper le renouvellement des équipements informatiques : L'inventaire de parc informatique permet d'avoir de la visibilité pour suivre le cycle de vie des appareils et renouveler à temps le matériel informatique de vos collaborateurs pour éviter leur manque de performance.
• Maximiser la sécurité de vos matériels : L’inventaire de parc informatique permet de connaître l’emplacement de chaque équipement, qui le détient, depuis quand et de pouvoir gérer les vols et les pertes plus facilement.
• Gérer les coûts : L’inventaire de parc informatique permet de pouvoir gérer sa trésorerie en amont, de savoir combien coûte quel matériel pour anticiper les prochains coûts.

En somme, l'inventaire de parc informatique est un outil de gestion clé pour les entreprises car il permet de maximiser l'utilisation des actifs informatiques, de maintenir une sécurité, de gérer les SAV et de réduire les coûts d'exploitation.

II. Contenus de l’inventaire de parc informatique

A. Quels sont les équipements à inclure dans l'inventaire de parc informatique ?

Un inventaire de parc informatique doit inclure tous les équipements informatiques utilisés dans l'entreprise, tels que :

• Ordinateurs de bureau et ordinateurs portables : Tous les modèles, les configurations et les numéros de série.
• Imprimantes et scanners
• Accessoires : souris, clavier, double écran
• Téléphones portables
• Tablettes
• Réseaux
• Serveurs
• Logiciels : Tous les logiciels installés sur les équipements informatiques de l'entreprise, y compris les systèmes d'exploitation, les logiciels de bureau, les logiciels de sécurité et les logiciels de gestion.
• Caméra, appareils photo, microphone
• Autres matériels : clés USB, disque dur,...

B. Quelles sont les informations à enregistrer pour l'inventaire de parc informatique ?

Pour classer et organiser votre inventaire de parc informatique, il faut déterminer certains critères :

• Le nom de l’outil informatique (ex : MacBook Pro 14’)
• Le numéro de série
• La marque / le modèle
• La date d’achat ou de début de contrat (pour le leasing)
• Le nom et le poste à qui ce matériel est attribué
• Les caractéristiques ( 256Go, 8Go,..)
• La localisation (dans vos bureaux ou chez le collaborateur)

Les + :

• Section “En réparation” (pour savoir si il est en réparation) ou “En réserve” (pour connaître le nombre de matériel en stock)
• Intégrer les contrats et factures
• Ajouter une section “Commentaire’ pour y mettre ce dont vous pourrez avoir besoin pour le suivi de votre parc

Ces caractéristiques une fois enregistrées vont vous aider à piloter votre inventaire de parc informatique facilement, accroître votre productivité et ainsi vous permettre de gagner du temps sur vos tâches à haute valeur ajoutée.

III. Les méthodes d'inventaire de parc informatique : automatisé ou manuel ?

A. Inventaire automatisé

1. Les outils d'inventaire de parc informatique Il existe aujourd’hui de nombreux outils pour organiser et gérer l’inventaire de parc informatique de manière automatisée. Un outil spécialisé permet un inventaire de parc informatique avec un meilleur suivi des équipements, un gain de temps et une facilité pour retrouver toutes les informations liées à votre parc informatique.

Fleet propose un outil de gestion de flotte, le Cockpit qui permet de gérer sa flotte facilement grâce à une interface simple et digitalisée, il est muni de multiples fonctionnalités pour ainsi vous faire gagner du temps dans l’inventaire de votre parc informatique :

• Importer vos équipements IT
• Attribuer à vos collaborateurs
• Ajouter des tags
• Insérer vos contrats et factures
• Ajouter des statuts (“En réserve", “En réparation” ou “En service”)
• Ajouter des commentaires
• Visualiser l’activités du matériel
• Gérer vos SAV
• Visualiser vos données dans un dashboard
• Commander facilement vos équipements en leasing sur le site Fleet

2. Quels sont les avantages de l'automatisation de l’inventaire de parc informatique ? L’inventaire automatisé à de nombreux avantages :

• Gagner du temps
• Limiter les erreurs humaines
• Rapport détaillés
• Interface simple et claires
• Facilité de retrouver les informations

B. Inventaire manuel

1. Utilisation de formulaires papier ou de feuilles de calcul Un inventaire manuel peut être effectué en utilisant des formulaires papier ou des feuilles de calcul pour enregistrer les informations sur les équipements tels que GoogleSheet ou Excel. Cependant, cette méthode est plus fastidieuse et sujette aux erreurs humaines.

2. Quels sont les inconvénients de la méthode manuelle ? Ces méthodes manuels comportent néanmoins beaucoup d’inconvénients :

• Sujette aux erreurs
• Potentiel perte du document ou suppression
• Document pas clair et compliqué à comprendre
• Perte de temps

IV. Mises à jour de l'inventaire de parc informatique

Il est indispensable de tenir à jour votre inventaire de parc informatique pour plusieurs raisons :

• Anticiper les besoins
• Gérer vos onboarding et offboarding
• Respecter le cycle de vie de votre matériel informatique (3 ans pour un ordinateur)
• Gérer vos SAV
• Gérer vos coûts IT
• Achat de nouveaux équipements informatiques

En résumé, l'inventaire de parc informatique est un processus essentiel pour la gestion et la maintenance d'un réseau informatique d'entreprise. Il permet de connaître l'état des différents équipements informatiques, de détecter les éventuels problèmes et de planifier les mises à jour et les remplacements nécessaires. Il existe différentes méthodes pour effectuer un inventaire, mais l'utilisation d'outils automatisés est la plus efficace pour économiser du temps et limiter les erreurs humaines.