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Startups et PME : 5 bonnes pratiques à mettre en place au bureau à la rentrée

L'auteur

Mathilde Ginisty

VP Marketing

La rentrée est un moment clé pour revoir votre organisation et assurer un retour au bureau dans les meilleures conditions. Voici 5 bonnes pratiques à mettre en place pour une rentrée plus organisée et plus responsable, adaptée au mode de travail flexible.

1. Onboarding : optimisez votre organisation

La rentrée rime bien souvent avec l'arrivée de nouveaux collaborateurs ! Pour que l’accueil de vos nouvelles recrues se fasse dans les meilleures conditions, portez une attention particulière à chaque étape de l’onboarding. L’intégration commence en amont de l’arrivée du collaborateur, dès la signature du contrat :

Le pré-onboarding :

  • Montrez-vous disponible : restez à l’écoute de votre nouvelle recrue dès la signature de sa promesse d’embauche.

  • Préparez les documents utiles à son intégration : organigramme, informations clés sur la vie et le fonctionnement de l’entreprise, horaires de travail…

  • Préparez son matériel informatique et un kit de bienvenue : vous pouvez y glisser des goodies et son badge d’accès.

L'onboarding :

  • Prévoyez une visite complète des lieux : bureaux, espaces de coworking, salles de réunion, espace de détente, imprimante, machine à café…

  • Faites lui tester directement vos produits ou services : prévoyez un temps dédié pour lui permettre de mieux connaître les produits ou services de votre entreprise !

Le post-onboarding :

  • Planifiez des points réguliers avec vos nouveaux collaborateurs : cela vous permettra de vous assurer que leur intégration dans l’entreprise se passe bien.

  • Envoyez un questionnaire de satisfaction : il vous permettra d’avoir leur feedback sur leur expérience dans l’entreprise et d’améliorer si besoin les prochains onboarding.

Pour découvrir encore plus de conseils et bonnes pratiques pour un onboarding réussi, téléchargez notre guide complet.

2. Télétravail : assurez un suivi régulier

Qu’il s’agisse de télétravail partiel ou complet, il est important pour l’entreprise d’assurer un suivi de ces nouveaux modes d’organisation :

  • Assurez-vous de fournir du matériel performant et adapté à chaque collaborateur : indispensable pour garantir leur bonne productivité et éviter les bugs informatiques, parfois difficiles à régler à distance.

  • Utilisez des outils adaptés au travail hybride pour favoriser le travail asynchrone : Notion pour améliorer vos collaborations, Slack pour les échanges instantanés ou GoogleMeet pour les visios.

Découvrez d’autres outils innovants utilisés par WeMaintain et Ignition Program pour fluidifier le travail hybride.

  • Mettez en place une plateforme de gestion du télétravail : utile pour mieux visualiser, organiser le flex-office et suivre la répartition à jour de vos collaborateurs en télétravail. Deskare vous permet par exemple de mettre en place un planning de télétravail, de donner la possibilité à vos collaborateurs de déclarer leurs jours de télétravail sur la plateforme ou de réserver un bureau, d’optimiser et de mesurer l’occupation de vos espaces de travail et d’organiser la rotation des équipes.

3. Eco-responsabilité : adoptez de nouvelles habitudes plus green

La rentrée est aussi l’occasion de faire le point sur vos bonnes et mauvaises habitudes green au bureau. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place simplement pour un workspace plus responsable :

  • Passez au matériel reconditionné : au-delà de l’avantage financier, opter pour du reconditionné permet de réduire l’impact environnemental de votre flotte informatique. 900.care a par exemple réussi à économiser près de deux tonnes de CO2 en passant aux ordinateurs reconditionnés.

  • Donnez une seconde vie à vos équipements IT pour lutter contre la sobriété numérique : en France, 17% seulement des déchets électroniques sont recyclés et plus de 2 millions d’entreprises gardent leurs ordinateurs en fin de vie dans leurs placards ou les jettent. Fixez et communiquez en interne sur vos objectifs de réduction de CO2 afin de motiver vos collaborateurs à s’engager au quotidien et adoptez une démarche plus responsable. Chez Fleet, la gestion de la seconde vie des ordinateurs est incluse dans l'abonnement (reconditionnement, dons à des associations, recyclage).

  • Renouvelez votre parc informatique autrement : tournez-vous vers des équipements plus récents et moins gourmands en électricité.

Retrouvez ici 5 conseils pour passer au Green IT.

4. Équipements IT : faites le point pour gérer au mieux votre flotte

La rentrée, c’est aussi le moment idéal pour faire le point sur vos équipements informatiques. Etat des appareils, nombre d’équipements à disposition, attribution des ordinateurs et téléphones : il est important d’organiser votre parc informatique et d’offrir à vos employés des équipements performants et adaptés à leur poste.

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place :

  • Interrogez vos collaborateurs pour mieux connaître leurs besoins : vous pouvez leur envoyer un questionnaire pour déterminer si leur matériel convient à leur poste et si tout fonctionne correctement. Selon une étude Fleet et Harris Interactive, 55% des cadres souhaiteraient que l’on remplace leur ordinateur actuel par un plus récent et plus performant.

Découvrez notre simulateur pour vous aider à trouver rapidement le meilleur ordinateur pour votre collaborateur !

  • Organisez la gestion de votre parc informatique : la gestion de votre flotte informatique peut s’avérer être un véritable casse-tête. Pour gagner du temps dans la gestion de votre flotte IT et centraliser les informations sur votre parc informatique, utilisez un un logiciel de gestion de flotte qui vous permettra de gérer vos attributions de matériel, de préparer vos onboarding IT et de suivre la résolution des incidents en quelques clics.

5. Team building : favorisez la cohésion d’équipe

Le retour au bureau est souvent rythmé par le lancement de nouveaux projets et de nouveaux objectifs. Favorisez la bonne intégration des nouveaux collaborateurs, et la motivation des équipes en organisant un team building de rentrée et des afterworks originaux : un escape game, une soirée jeux de société, un atelier cuisine, un karaoké, un atelier créatif, une soirée à thème, un tournoi de sport… Vos collaborateurs sont en full-remote ? Des outils comme Discord vous permettront d’organiser des jeux et activités à distance !

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