Divisez vos coûts informatiques par 3 en calculant votre TCO

Vous l’avez sûrement vécu un jour. Votre employé n’arrive plus à travailler car son ordinateur a planté après avoir téléchargé un logiciel plus que douteux ou votre propre ordinateur est tellement lent que vous ne pouvez plus travailler. Ce sont des choses qui arrivent même si votre matériel informatique est récent. Dans ce cas, il faut rapidement remplacer l’ordinateur et cela peut vous coûter très cher sur le long terme. Il serait alors peut-être temps de vous pencher sur le TCO (Total Cost of Ownership) informatique. Cette méthode de calcul est peu connue. Et pourtant, ce petit mot barbare peut vous faire économiser des sommes considérables pour votre entreprise.

Mais qu’est-ce que le TCO (Total Cost of Ownership) informatique ? Comment calculer ce fameux TCO ? Comment le réduire ? Vous n’allez pas être la star de vos dîners entre amis après avoir fini de lire cet article mais vous pourrez économiser plusieurs milliers d’euros par an sur votre parc informatique. Allons-y !

Définition du TCO (Total Cost of Ownership) 📚

Commençons par les débuts. Qu’est-ce que le TCO (Total Cost of Ownership) ?

En temps de crise, et avec des investissements qui ne cessent de croître, l’informatique est considérée par les entreprises comme un centre de coûts important qu’il est souhaitable d’optimiser.

Une méthode de calcul existe pour obtenir le coût total d’appropriation d’un équipement. Cette méthode se nomme le TCO (Total Cost of Ownership) ou coût total de possession en traduction littérale est un calcul permettant de connaître le prix payé sur toute la durée de possession d’un produit. En d’autres termes, ce calcul prend en compte le coût d’achat d’un produit ou d’un service, sa gestion et la revente éventuellement. Ainsi, le TCO regroupe l’ensemble des coûts tout au long du cycle de vie du produit ou service, combinant les coûts directs mais aussi et surtout les coûts indirects, aussi appelés coûts « cachés ».

Le calcul actuel du TCO a été introduit par le cabinet de consulting Gartner Group qui a développé une méthode de calcul de TCO (Total Cost of Ownership) pour les coûts IT de ses clients.

Bill Kirwin, le consultant à l’origine de ce concept, définit le TCO (Total Cost of Ownership) comme : « le coût total d’acquisition, d’utilisation, de gestion et de retrait d’un actif sur l’ensemble de son cycle de vie ».

Selon le même cabinet de Consulting Gartner Group, le TCO (Total Cost of Ownership) d’un ordinateur ordinaire (un PC) qui vous a coûté 750 € serait de 2 200€ à 3 600 € euros par an. Plus le produit acheté sera compliqué, plus ce coût sera élevé. Pourquoi un prix aussi élevé ? Il faut pour cela regarder de plus près les composants du tco informatique pour mieux comprendre ce calcul.

Pourquoi calculer son TCO informatique (Total Cost of Ownership) ? 💶

Le calcul d’un TCO informatique est nécessaire que vous soyez une jeune entreprise ou une entreprise du CAC 40. Connaître avec précision le coût total de son système d’information permet de le budgéter et l’anticiper, d’optimiser ces frais mais présente aussi les avantages suivants:

• Faire des économies, d’une part. Les coûts liés à votre matériel IT peuvent s’avérer coûteux comme nous avons pu le voir et les économies réalisées peuvent être réinvesties dans le développement de votre structure ou entreprise.
• Orienter ses choix en terme d’achat. Si vous calculez le TCO d’un Macbook Pro et d’un PC normal et que vous vous rendez compte que leur TCO diffère fortement cela peut vous aider à prendre de meilleures décisions pour vos futurs achats.
• Augmenter sa marge de négociation. En orientant plus précisément votre intention d’achat, vous pouvez négocier des prix plus attractifs auprès de vos fournisseurs et redonner du pouvoir à votre département Achats.
• Optimiser les coûts directs ou indirects (éviter le gaspillage, la sur-qualité…)
• Evaluer le retour sur l’investissement ;
• Aider et conseiller un acheteur à choisir entre deux produits similaires.

Calcul du TCO informatique (Total Cost of Ownership) 🖥️

Il existe diverses façons de calculer le TCO, selon le produit, le service ou encore le secteur d'activité de l'entreprise. On n'analyse pas les mêmes centres de coûts pour des solutions informatiques, des flottes automobiles ou encore des stylos ! Dans le cas d’une voiture par exemple, le TCO sera la somme du prix d’achat, du carburant utilisé pendant toute la période de possession, l’entretien, l’assurance moins le prix de revente.

Le TCO englobe les coûts directs (matériel, logiciels, opérations, administration) et les coûts indirects (coûts d'opérations reliés aux utilisateurs finaux et le temps d'indisponibilité) ainsi que tous les coûts cachés dans l'entreprise. Afin de gérer, supporter le matériel et les logiciels vos investissement présentent un coût supérieur au coût d'achat initial.

Les coûts à intégrer pour évaluer le TCO informatique sont les suivants :

• Coûts d'achat
• Les dépenses d'installation et de déploiement
• Les opérations de maintenance et le support technique
• Coûts logistiques : livraison de la marchandise, frais de port ou de douane éventuellement
• Le matériel et logiciels liés à l’ordinateur
• Les coûts liés au support
• Les formations éventuelles liées à l’utilisation d’outils ou logiciels

Les coûts dits cachés, à ne pas négliger, apparaissent de façon ponctuelle au long de l'utilisation de l'équipement, ce sont :

• Les dysfonctionnements du matériel ou défaillances suite à une mise à jour
• Le vieillissement du matériel
• La sollicitation de collègues en cas de problème
• La résolution des problèmes sans aide

Après avoir additionné tous ces coûts, vous pouvez soit choisir de revendre votre matériel informatique ou de le recycler.

Moins de 1 000 euros à l'achat, un ordinateur peut donc générer jusqu'à 3 fois plus de dépenses pour chaque année d'utilisation. Financièrement, l'acquisition de l'équipement informatique peut donc s'avérer être un frein au plein potentiel d'une entreprise.

Peu importe votre choix, le prix de revente ou les coûts liés à son recyclage doivent être incorporés à votre calcul de TCO . En additionnant tous ces coûts, on peut mieux comprendre le coût élevé lié à l’achat d’un nouvel ordinateur dans une structure.

Comment réduire le TCO informatique (Total Cost of Ownership) IT ? 📉

Bonne nouvelle ! Vous pouvez prendre plus dispositions pour réduire le coût total de possession de votre matériel informatique.

• Maitriser ses ordinateurs : c’est un des premiers axes à mettre en place pour réduire son TCO informatique. Pourquoi ? Car la plupart des pannes d’ordinateurs sont liées à une mauvaise manipulation humaine. En verrouillant certaines fonctionnalités, vous réduisez le risque d’installation de logiciels non conformes ou parasites qui peuvent réduire la durée de vie de votre parc informatique. De plus il est conseillé de faire la chasse au gaspillage en arrêtant les éventuelles applications non utilisées, ou en veillant à ce que son inventaire de licences soit bien mis à jour.
• Sensibiliser les employés : avec l’avènement des ordinateurs personnels, il est plus compliqué de verrouiller les ordinateurs à distance ce qui augmente les risques de vétusté du matériel. Il est nécessaire de sensibiliser ses employés même à distance afin d’augmenter la durée de vie de son matériel informatique.
• Aller vers des produits “TCO Certified” : des entreprises spécialisées proposent aujourd’hui de garantir un TCO informatique afin de vous aider à mieux piloter votre budget.
• La location d’ordinateurs : on y pense peu mais la location d’ordinateur est la meilleure manière de maîtriser les coûts liés à son parc informatique. Vous payez des mensualités fixes chaque mois qui prennent en charge l’assurance et la maintenance de vos produits. De plus, cela vous permet de lisser votre trésorerie et de réinvestir dans votre développement.
• L’infogérance : L’infogérance consiste à confier à un partenaire externe la gestion de tout ou partie de son système d’information parc informatique. Pour bien mettre en place une démarche d’infogérance, deux conseils sont à suivre : bien étudier et définir le périmètre contractuel de l’infogérance avec le partenaire et bien tenir compte, dans son analyse, des coûts de sélection du partenaire et des coûts de transition.
• Le Cloud : la dématérialisation des infrastructures, le Cloud apporte une véritable souplesse dans la gestion de son SI, avec la possibilité d’augmenter ou de diminuer les capacités de son infrastructure en temps réel, en fonction de ses besoins.